RODO

GDPR – Informační doložka

V souladu s čl. 13 a čl. 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů — dále jen „GDPR”) Vás informujeme o zásadách zpracování Vašich osobních údajů ze strany AGRENA Sp. z o.o.

1. Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů (dále: „Správce”) je:

AGRENA Sp. z o.o.
ul. Różana 1, Łąka Prudnicka, 48-200 Prudnik, Polsko
NIP (DIČ): 7551942552;
REGON: 527468212,
KRS: 0001081835

Rejstříkové spisy jsou uloženy u Okresního soudu v Opole, 8. obchodním oddělení polského Národního soudního rejstříku.

Kontakt se Správcem ve všech záležitostech týkajících se zpracování osobních údajů:

• e-mail: biuro@agrena.pl
• telefon: +48 537 161 438 (Damian Skoczeń) nebo +48 502 005 423 (Wojciech Bieszczad)
• korespondenční adresa: ul. Różana 1, Łąka Prudnicka, 48-200 Prudnik, Polsko

Správce neustanovil Pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť nenastaly okolnosti vyžadující jeho jmenování podle čl. 37 GDPR.

2. Účely a právní základy zpracování údajů

Správce zpracovává Vaše osobní údaje pro následující účely a na následujících právních základech:

1. uzavření a plnění obchodní smlouvy (včetně vedení jednání pro uzavření smlouvy, přípravy nabídek, fakturace, organizace odběru zboží, vyrovnání plateb, vyřizování reklamací) právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — nezbytnost pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy;
2. plnění právních povinností Správce, vyplývajících zejména z polského zákona o účetnictví, daňových předpisů (mj. zákona o dani z přidané hodnoty), předpisů upravujících obchod se zemědělskými komoditami a požadavků certifikačních systémů GMP+ FSA a KZRiNG (v rozsahu identifikace dodavatelů a sledovatelnosti suroviny) právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR;
3. realizace oprávněných zájmů Správce, kterými jsou: určení, výkon nebo obhajoba případných nároků, zabezpečení obchodní dokumentace pro důkazní účely, provádění přímého marketingu vlastních produktů a služeb (včetně zasílání týdenní tržní zprávy) a řízení vztahů s obchodními partnery
   právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR;
4. zasílání obchodních informací elektronickou cestou a provádění marketingu s využitím telekomunikačních koncových zařízení
   právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (souhlas subjektu údajů), ve spojení s polským zákonem ze dne 18. července 2002 o poskytování služeb elektronickou cestou a polským Telekomunikačním zákonem ze dne 16. července 2004.

3. Kategorie zpracovávaných údajů

Správce zpracovává následující kategorie Vašich osobních údajů:

• identifikační údaje: jméno, příjmení, název firmy, DIČ, REGON, číslo KRS, číslo v rejstříku zemědělských podniků
• kontaktní údaje: adresa sídla firmy nebo zemědělského podniku, korespondenční adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo
• obchodní údaje: informace o nabízeném zboží (druh, množství, kvalitativní parametry), obchodní podmínky, historie transakcí
• bankovní údaje: číslo bankovního účtu (v rozsahu nezbytném pro provedení plateb)
• daňové údaje: daňový status (aktivní plátce DPH nebo paušální zemědělec), daňová prohlášení
• údaje vyplývající z certifikace: informace požadované standardy GMP+ FSA a KZRiNG

Správce nezpracovává údaje zvláštních kategorií (čl. 9 GDPR) ani údaje týkající se odsouzení za trestné činy (čl. 10 GDPR).

4. Zdroj údajů

Správce získává Vaše osobní údaje:

• přímo od Vás — během prvního kontaktu, v průběhu jednání, při uzavírání smlouvy, při realizaci transakcí
• z veřejně dostupných rejstříků (polský Národní soudní rejstřík, Centrální evidence a informace o hospodářské činnosti, Centrální evidence plátců DPH — tzv. „bílá listina”)
• od obchodních partnerů Správce — v rozsahu údajů osob uvedených jako kontaktní osoby na straně partnera
• z komerčních databází odvětvových údajů (např. databází zemědělských producentů), je-li to v souladu s právem a nezbytné pro navázání obchodního kontaktu

5. Doba uchovávání údajů

Vaše osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytnou k realizaci účelů, pro které byly shromážděny:

• údaje shromážděné za účelem uzavření smlouvy — po dobu jednání o ustanoveních smlouvy a, pokud smlouva nebyla uzavřena, po dobu 5 let od posledního kontaktu ve věci uzavření této smlouvy
• údaje shromážděné za účelem plnění a vyrovnání smlouvy — do konce promlčecí doby nároků, které mohou z této smlouvy vzniknout, nebo do konce promlčecí doby veřejnoprávních závazků (zejména daňových, zpravidla po dobu 5 let počítáno od konce kalendářního roku, ve kterém uplynula lhůta splatnosti daně) — podle toho, která z těchto dob je delší
• údaje zpracovávané pro účely přímého marketingu — do podání účinné námitky proti jejich zpracování nebo odvolání souhlasu (pokud zpracování probíhalo na základě souhlasu)
• údaje požadované předpisy týkajícími se kvalitativní certifikace GMP+ FSA a KZRiNG — po dobu požadovanou těmito certifikačními standardy

Po uplynutí dob uchovávání jsou údaje trvale odstraněny nebo anonymizovány.

6. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje mohou být předávány následujícím kategoriím příjemců, pouze v rozsahu nezbytném k realizaci účelů zpracování:

• subjektům poskytujícím IT služby (hosting serveru, e-mailové služby, analytické nástroje)
• subjektům poskytujícím účetní služby
• subjektům poskytujícím právní služby
• bankám — v rozsahu provádění plateb
• poštovním provozovatelům a kurýrním společnostem
• přepravním společnostem — v rozsahu realizace odběru zboží ze zemědělského podniku
• obchodním partnerům Správce (mlýny, lisovny olejů, zpracovatelské závody, exportéři) — pouze v rozsahu nezbytném pro realizaci řetězových transakcí
• certifikačním a kontrolním orgánům v rozsahu certifikace GMP+ FSA a KZRiNG
• státním orgánům, soudům, orgánům činným v trestním řízení a orgánům veřejné správy — na základě a v rozsahu stanoveném příslušnými právními předpisy

Všechny subjekty, kterým Správce svěřuje zpracování osobních údajů jeho jménem, jsou vázány smlouvami o zpracování údajů uzavřenými v souladu s čl. 28 GDPR.

Vaše osobní údaje zpravidla nejsou předávány do třetích zemí (mimo Evropský hospodářský prostor) ani mezinárodním organizacím ve smyslu GDPR.

7. Práva subjektu údajů

V rozsahu stanoveném GDPR Vám náleží následující práva:

1. právo na přístup k údajům (čl. 15 GDPR) — právo získat od Správce potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud ano — získat přístup k těmto údajům a informace o zpracování;
2. právo na opravu údajů (čl. 16 GDPR) — právo požadovat neprodlenou opravu nesprávných údajů a doplnění neúplných údajů;
3. právo na výmaz údajů — „právo být zapomenut” (čl. 17 GDPR) — právo požadovat neprodlený výmaz údajů v případech stanovených v GDPR;
4. právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) — právo požadovat omezení zpracování v případech stanovených v GDPR;
5. právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR) — právo obdržet údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo požadovat předání těchto údajů jinému správci;
6. právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 GDPR) — právo vznést námitku proti zpracování údajů na základě oprávněného zájmu Správce, včetně proti přímému marketingu;
7. právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3 GDPR) — v případech, kdy zpracování probíhá na základě souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, bez vlivu na zákonnost zpracování provedeného na základě souhlasu před jeho odvoláním;
8. právo podat stížnost u dozorového úřadu — pokud se domníváte, že zpracování údajů porušuje ustanovení GDPR, máte právo podat stížnost u předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Polsko.

Pro uplatnění výše uvedených práv nás kontaktujte na adrese: biuro@agrena.pl nebo písemně na adrese sídla Správce.

8. Dobrovolnost poskytování údajů

Poskytnutí Vašich osobních údajů je dobrovolné, avšak je nezbytnou podmínkou pro:

• uzavření a plnění obchodní smlouvy se Správcem
• vystavení faktury a vyrovnání transakce
• plnění povinností vyplývajících z certifikačních systémů GMP+ FSA a KZRiNG
• přijímání obchodních informací elektronickou cestou (na základě uděleného souhlasu)

Neposkytnutí údajů v uvedených případech může znemožnit navázání obchodní spolupráce.

9. Automatizované rozhodování a profilování

Vaše osobní údaje nepodléhají automatizovanému rozhodování, včetně profilování, ve smyslu čl.

10. Bezpečnost údajů

Správce zajišťuje odpovídající úroveň bezpečnosti Vašich osobních údajů použitím technických a organizačních opatření odpovídajících druhu zpracovávaných údajů a riziku jejich zpracování, zejména:

• omezení přístupu k údajům výhradně na osoby pověřené Správcem
• zabezpečení IT systémů hesly a ověřováním
• šifrování datových nosičů a elektronické komunikace
• pravidelné vytváření záloh
• používání antivirového softwaru a firewallu
• fyzické zabezpečení prostor, ve kterých jsou údaje zpracovávány
• školení personálu v oblasti ochrany osobních údajů
• pravidelnou aktualizaci používaných zabezpečení

Podrobné bezpečnostní zásady jsou obsaženy v Politice bezpečnosti informací platné u Správce.

11. Změny informační doložky

Správce si vyhrazuje právo provádět změny v této informační doložce v případě změn právních předpisů nebo změn ve způsobu zpracování údajů. Aktuální verze doložky je vždy dostupná na adrese agrena.pl/rodo.